Privacyverklaring

Slim Folderen is een dienst van Slim Folderen B.V., Dynamostraat 44, 1014 BK Amsterdam, KvK-nummer 91042011. Wij drukken A4-brochures die bedrijven via ons platform aanleveren en versturen die per post naar de ontvangers die zij opgeven.

Vragen over privacy of een verzoek over uw gegevens? Mail naar privacy@slimfolderen.nl of schrijf naar het adres hierboven.

Verwerkingsverantwoordelijke zijn wij voor de gegevens van onze klanten en hun gebruikers (account, bedrijf, betalingen), van mensen die contact met ons opnemen of een demo plannen, en voor de beveiliging en fraudepreventie van ons platform.

Verwerker zijn wij voor de gegevens van ontvangers die een klant aanlevert om een brochure te versturen. De klant bepaalt naar wie hij verstuurt en is daarvoor verantwoordelijk; wij gebruiken die gegevens alleen in opdracht van de klant. Afspraken daarover leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Brochure van ons ontvangen? Dan heeft een bedrijf uw adres aan ons gegeven om u die brochure te sturen. Wilt u weten waarom, of wilt u geen post meer ontvangen, neem dan contact op met de afzender. Lukt dat niet, mail ons dan; wij helpen u verder.

De PDF-checker controleert uw bestand in uw eigen browser; er gaat geen PDF naar onze servers. De prijscalculator verwerkt geen persoonsgegevens.

Of u in aanmerking komt voor de gratis proefzending, bepaalt ons systeem automatisch op basis van de KvK-controle en eerdere registraties. Bent u het niet eens met de uitkomst, mail ons dan; een medewerker bekijkt het opnieuw.

Ook als we geen ontvangersgegevens nodig hebben, kunnen er persoonsgegevens in uw brochure of briefing staan. Zet daar alleen in wat nodig is, en geen gevoelige gegevens zoals medische informatie of burgerservicenummers.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om onze dienst te leveren, en alleen wat die partij nodig heeft:

• Mollie: betalingen en automatische incasso.
• Cloudflare: opslag en controle op schadelijke inhoud van brochure-PDF's en logo's.
• Onze sms-dienst (Twilio of Bird): het versturen van verificatiecodes.
• Kamer van Koophandel: controleren en opzoeken van bedrijfsgegevens.
• PDOK (Kadaster): adressen opzoeken terwijl u een adres invult.
• OpenAI en Google (Gemini): alleen als u een brochure met AI laat maken.
• Google en Microsoft: alleen als u zelf inlogt met Google of uw agenda koppelt.
• Onze hostingprovider en e-maildienst: het draaien van het platform en het versturen van e-mails.
• PostNL: de bezorging van de brochure; daarvoor staan naam en adres van de ontvanger op de envelop.

Daarnaast geven we gegevens door als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Sommige van deze partijen (zoals OpenAI, Google, Microsoft, Twilio en Cloudflare) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, met name in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG vereist: het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

• Account- en bedrijfsgegevens: zolang uw account bestaat. Vraagt u om verwijdering, dan wissen wij binnen een maand alles wat we niet wettelijk moeten bewaren. Een verwijderd account anonimiseren we uiterlijk 30 dagen na verwijdering.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Verzendgegevens en ontvangers: 24 maanden na de bestelling anonimiseren we naam, adres en e-mailadres van de ontvanger. De bestelling zelf (aantallen, credits, datum) blijft bestaan voor uw administratie. Op verzoek van de klant doen we dit eerder.
• Brochure-PDF's: tot u de brochure verwijdert; dan verwijderen we ook het bestand.
• Codes voor fraudepreventie: zolang nodig is om herhaald misbruik van het welkomstaanbod te voorkomen.
• Contactaanvragen: zolang nodig om uw vraag af te handelen en op te volgen.
• Demo-aanvragen: 12 maanden na het geplande tijdstip van de demo.
• Onvoltooide registraties: 90 dagen na uw laatste activiteit.
• Sms-verificatiecodes: 30 dagen.
• Overzicht van verstuurde hulp-e-mails: 12 maanden.
• Foutmeldingen van koppelingen: maximaal 30 dagen.
• Inlogsessies: een webbrowsersessie verloopt na 2 uur zonder activiteit; een inlogsleutel na 30 dagen, waarna we hem verwijderen.
• Back-ups: we bewaren de laatste tien back-ups; oudere worden overschreven.

We beveiligen gegevens met passende maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden die alleen als hash worden opgeslagen, versleutelde toegangssleutels voor koppelingen, controle van geüploade PDF's op schadelijke inhoud en toegang tot gegevens alleen voor medewerkers die dat nodig hebben.

Wij gebruiken geencookies of andere technieken om u te volgen, te analyseren of advertenties te tonen, en we laden geen inhoud van derden zoals sociale-media-knoppen, video's of lettertypen van externe servers. Daarom vragen we geen toestemming via een cookiemelding.

We slaan alleen de gegevens in uw browser op die nodig zijn om het platform te laten werken, of om een instelling te onthouden die u zelf kiest:

Een link naar Google Maps in onze contactgegevens opent pas een externe website als u erop klikt.

U hebt het recht om:

• uw gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (overdraagbaarheid).

Stuur uw verzoek naar privacy@slimfolderen.nl. We reageren binnen een maand en kunnen u vragen u te identificeren. Gaat uw verzoek over gegevens die een klant als ontvanger aan ons gaf, dan sturen we het door naar die klant en helpen we hem het af te handelen.

Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk graag eerst zelf.

Servicemails over uw account en bestellingen, zoals bevestigingen, facturen en meldingen over onvoldoende tegoed, horen bij de dienst. Hulp-e-mails om uw registratie af te ronden of uw account te activeren kunt u op elk moment stoppen via de afmeldlink onderaan elke e-mail, of door te mailen naar privacy@slimfolderen.nl.

We passen deze privacyverklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail.